Projecten

1. Rouwbrieven digitaliseren

Familiekunde Vlaanderen - Regio Aalst is bezig zijn verzameling rouwbrieven te "digitaliseren".Dit omvat volgende deeltaken

  1. indelen van de bestaande verzameling rouwbrieven in loten, en nieuwe inkomende rouwbrieven verzamelen tot een lotgrootte bereikt is.
  2. inscannen van de rouwbrieven per lot
  3. indexeren van elk gescand lot (aanmaken van klapper met naam, data plaatsen, etc)
  4. toevoegen van gendexeerde rouwbrieven aan digitale bibliotheek
  5. toevoegen van de index (klapper) aan globale index in databank bruikbaar voor raadpleging
  6. administratie bijhouden van toestand en vordering van project

Wij zoeken vrijwilliger om gescande loten te indexeren. Dit indexeren gebeurt via een programma te installeren op uw PC. Dit programma kunnen we installeren bij U. We geven u als invoer de digitale beelden (in JPG-formaat) van een lot op een USB-stick. U kunt dus thuis, op uw ritme, de gegevens vermeld in de digitale beelden van de rouwbrieven invoeren in een bestand. Als het lot afgewerkt is kopieert u de beelden met de indexbestanden op een USB-stick en wij doen de rest.

2. Rouwbrieven website Copernicussuite.be

Deze website www.copernicussuite.be laat toe

  1. uw verzameling rouwbrieven en/of bidprentjes te indexeren en deze index toe te voegen aan een raadpleegbare website.
  2. de website te raadplegen op naam en andere gegevens (overlijdensplaats, datum, met foto, etc.) of  erover een rouwbrief  of bidprentje bestaat
  3. voor een bepaalde naam te kijken of de eigenaar bereid is een digitale kopie  ervan door te sturen.
  4. indien eigenaar van de verzameling dit toelaat, een digitale kopie te vragen

Het gebruik van de website is gratis. Maar voor het indexeren en zelf toevoegen van uw eigen verzameling aan de website is registratie vereist.

Evolutie van de groei van de website    

3. U wilt zelf een namenindex maken op uw verzameling beelden, rouwbrieven, bidprentjes, ...

Het gemakkelijkst is de index te realiseren in een Excel bestand, indien u zelf niet programmeert.

Hierbij zal elk document aanleiding geven tot het invullen van n lijn in het Excel-bestand per persoon.

De velden (kolommen) worden dan zo ontworpen volgens de volgende principes (soms ook normalisatie genoemd)

  1. in een veld (kolom) kom slechts een elementair gegeven. Voorbeeld: familienaam en voornaam komen niet in n veld samen maar worden opgesplitst in 2 velden. Straatnaam en huisnummer krijgen elk een afzonderlijk veld. Huisnummer en busnummer hebben een afzonderlijk veld.
  2. in een veld  (kolom) komt steeds hetzelfde soort gegeven. Familienaam van de persoon steeds in dezelfde kolom
  3. in een specifiek veld (kolom) komt slechts het gegeven met n enkele betekenis. In het veld familienaam van de partner komt slechts de familienaam van de partner, niet die van de vader indien de persoon ongehuwd is. Is de partner  niet gekend, dan blijft dit veld leeg. Hier komt dus nooit de familienaam van de vader, de moeder, of iets dergelijks.
  4. indien gegevens een verschillende betekenis hebben komen ze in verschillende velden (kolommen);  er zijn dus afzonderlijke velden (kolommen) te voorzien voor familienaam, voornaam van de partner1, partner2, partner3, vader, moeder. geestelijke, kloosternaam, verwante familienaam 1,  verwante familienaam 2 verwante familienaam 3 verwante familienaam 4 verwante familienaam 5 verwante familienaam 6
  5. er zijn afzonderlijke supplementaire velden (kolommen) nodig voor "afgeleide" gegevens , bijvoorbeeld om alfabetisch te kunnen ordenen. Hiervoor moet de familienaam omgevormd worden om de computer juist te laten ordenen. Bij alfabetisch klasseren mag er in Belgie geen rekening gehouden worden met spaties noch met apostrofe (voorbeeld Van de Velde en Vandevelde moet in de alfabetische ordening samenkomen, maar een computer-sort maakt die verschillend, idem met Dhont en D'hont)

Hierna vindt u een voorbeeld van een beperkte index, daarna een voorbeeld van een uitgebreide index. U kunt dit natuurlijk aanpassen naar eigen behoefte.

N.B.: omwille van privacywetgeving mag u in principe niets publiek maken van gegevens over levende personen zonder hun toestemming., dus ook niet op een website plaatsen. Op hun eenvoudig verzoek moet u  in zo'n geval de gegevens die publiek gemaakt zijn verwijderen.

Simpel Voorbeeld 1

Volgnr of Type            6 cijfers, of bij type de code type registratie
OverledenenFn            Familienaam                   
OverkledeneVn            Voornaam
Geboorteplaats           
Geboortedatum            YYYYMMDD, indien enkel jaar bekend is , vul dan in YYYY
Geboorteland               
Overlijdensplaats       
Overlijdensdatum        YYYYMMDD
Overlijdensland
OverlCommentaar        verdere gegevens op het bidprentje of rouwbrief zoals, leeftijd, beroep...
Partner1Familienaam    Familienaam eerste partner
Partner1Voornaam        Voornaam eerste partner
Familienaam1                familienaam volgende partner of naam moeder
Begraafdatum               YYYYMMDD
Begraafplaats
Bewaarplaats                plaats waar document geklasseerd of bewaard wordt
Controle                        waarde=1 normaal, waarde=2 indien opeenvolgende rijen potentiele dubbels zijn
OverledeneFnAlfa        automatisch via functie in Excel =Sortalfa(B2)), alfabetische vorm sorteer familienaam
OverledeneVnAlfa        automatisch via functie in Excel =Sortalfa(C2)), alfabetische vorm sorteer voornaam
PartnerFnAlfa            automatisch via functie in Excel =Sortalfa(J2)), alfabetische vorm familienaam
PartnerVnAlfa            automatisch via functie in Excel =Sortalfa(K2)), alfabetische vorm voornaam

Het veld Sorteerfamilienaam vult u niet zelf in, maar u roept de functie op =SortAlfa()  en als argument vult u tussen de haakjes het adres van de cel waarin op die rij de familienaam van de overledene staat.
Indien u daarna sorteert op de kolom Sorteerfamilienaam, dan verkrijgt u de lijst van de overledenen in alfabetische volgorde op familienaam.. Sorteert u eerst op Sorteerfamilienaam, dan   op  sorteer voornaam, dan op geboortedatum, dan verkrijg u de lijst in alfabetische volgorde van familienaam , en per familienaam in volgorde van voornaam, en dan per geboortejaar. Deze met dezelfde voornaam verschijnen dan de oudste eerst.

Hier kun je een excel-bestand.xls afhalen met voorgaande definities reeds ingevuld  en waarbij op de eerste 2 rijen reeds een volgnummer is ingevuld en in de kolom R, S, T, U(familinaam overledene , voornaam, familienaam artner, voornaam)  reeds de functie Sortalfa is ingevuld.. In het Excelbestand is de functie reeds aanwezig.

Let wel

  1. dat het excelbestand nog in de oude basisvorm is uitgewerkt (met extensie .xls) en dus maximum 65.535 lijnen kan omvatten (oude limieten van Excel).
  2. dat in het excel bestand een functie geprogrammeerd is, genoemd Sortalfa, en bij het opstarten van sommige versies van excel een boodschap kan geven dat u de functie moet toelaten om uit te voeren.
  3. dat  bij het downloaden van het excel bestand uw antivirus programma kan aangeven dat er een functie inzit dat mogelijks een virus kan herbergen. Wijzelf hebben het bestand gescand op  virussen en is virusvrij bevonden. Gelieve de boodschap te negeren  voor dit bestand.

Wil u meer dan 65.535 lijnen invullen per excelblad, dan moet u de de uitgebreide vorm nemen, met extensie .xlsm en moet je Microsoft Office minimum release 2007 , of Excel 2007 maar met update gebruiken. Gebruik je een zelfgeschreven functie of macro dan moet de bestandsextensie .xlsm zijn, anders wordt de functie of de macro niet mee bewaard bij "opslaan", of bij "opslaan als".

Hier kun je een excel-bestand.xlsm afhalen zoals voorgaande, maar nu met 1.000.000 lijnen per excel blad. Alle voorgaande opmerkingen blijven hier ook van kracht. Maar u moet wel minimum Excel 2007 gebruiken of latere versie. U moet dit bestand echter telkens wel bewaren met extensie .xlsm, anders wordt de functie Sortalfa niet mee bewaard.


 

VOORBEELD 2 (uitgebreide versie)

ID Autonummer 4   index, uniek JA identificatienummer van de gegevennrij (opllopend nummer)
FamNaam Tekst 255     JA Familienaam overledene
Voornaam Tekst 255       Voornaam overledene
G Tekst 1       Geslacht overledene (M,V)
DATUMGEBOREN Tekst 8       Datum geboren YYYYMMDD
GebDag Tekst 2       Dag geboren 2 cijfers (DD)
GebMaand Tekst 2       Maand geboren (2 cijfers)(MM)
GebJaar Tekst 4       Jaar geboren (4 cijfers) (YYYY)
GebPlaats Tekst 255       Geboorte Plaats, voluit geschreven volgens norm tabel van gemeentenamen
DATUMOVERLIJDEN Tekst 8       Datum overlijden YYYYMMDD
OverlDag Tekst 2       Dag overlijden (2 cijfers)
OverlMaand Tekst 2       Maand overlijden (2 cijfers)
OverlJaar Tekst 4       Jaar overlijden (4 cijfers)
OverlPlaats Tekst 255       Plaats overlijden, volgens tabel gemeentenamen
DATUMBEGRAVEN Tekst 8       Datum begraven YYYYMMDD
BegrDag Tekst 2       dag begraven (2 cijfers)
BegrMaand Tekst 2       Maand begraven (2 cijfers)
BegrJaar Tekst 4       Jaar begraven (4 cijfers)
BegrPlaats Tekst 255       Plaats begraven (volgens tabel gemeentenamen)
Field16 Tekst 255        
BEELTENISSEN Tekst 255        
BIJZONDERHEDEN Tekst 255        
Partner1 Tekst 255       Familienaam Partner 1
VoornaamP1 Tekst 255       Voornaam Partner1
GP1 Tekst 255       geslacht partner 1
Partner2 Tekst 255       Familienaam Partner 2
VoornaamP2 Tekst 255       Voornaam partner 2
GP2 Tekst 255       Geslacht Partner 2
Partner3 Tekst 255       Familienaam Partner 3
VoornaamP3 Tekst 255       Voornaam Partner 3
GP3 Tekst 255       geslacht partner 3
KINDVANMAN Tekst 255       Familienaam van vader
ManVoornaam Tekst 255       Voornaam van vader
KINDVANVROUW Tekst 255       Familienaam van Moeder
VrouwVoornaam Tekst 255       Voornaam moeder
Fam1 Tekst 255       Familienaam verdere verwantschap
Fam2 Tekst 255       Familienaam verdere verwantschap
Origineel Tekst 255       Origineel document (1= origineel, 0 niet origineel  of copie)
Lokatie Tekst 255       Plaats van bewaring document (kast map of volgnummer)
BENAAM Tekst 255   formule JA Familienaam omgezet voor alfabetische ordening, Belgische norm door functie OmzettenNaarAlfa(B2)
NLNaam Tekst 255   formule   Familienaam omgezet voor alfabetische ordening, Nederlandse norm
NLtussen Tekst 255   formule   Familienaam, deel tussenvoegsel volgens Nederlandse norm
ManNaam Tekst 255   formule   alfabetische familienaam vader door functie
ManTussen Tekst 255   formule   Familienaam, deel tussenvoegsel volgens Nederlandse norm
VrouwNaam Tekst 255   formule   alfabetische familienaam moeder door functie
VrouwTussen Tekst 255   formule    
NaamP1 Tekst 255   formule   Alfabetische Familienaam Partner 1
TussenP1 Tekst 255   formule    
NaamP2 Tekst 255   formule   Alfabetische naam
TussenP2 Tekst 255   formule    
NaamP3 Tekst 255   formule   Alfabetische naam
TussenP3 Tekst 255   formule    
Verwerkt Tekst 1 N formule JA interne code die aangeeft of gegeven reeds gebruikt is voor klapperen van beeld
DatumVerwerkt Tekst 10   formule   datum van verwerking van klapperen

Omzetten naar Alfabetische Naam

Wil u een functie in Excel die "automatisch" de ingetikte familienaam omzet in een "alfabetische naam" geschikt om door de computer te laten sorteren, dan vindt u hierna een Excel -functie in VBA (Visual Basic for Applications) die dit realiseert.

Function OmzettenNaarAlfa(sTekst)
'Haalt alle speciale karakters en niet alfa karakters uit de string en plaatst alles in uppercase
Dim sTemp, iLen, iLus, sChar
sTemp = ""
iLen = Len(sTekst)
For iLus = 1 To iLen
sChar = Mid(sTekst, iLus, 1)
Select Case sChar
Case "", "", "", ""
sChar = "e"
Case ""
sChar = "c"
Case "", "", "", "", "", ""
sChar = "a"
Case "", "", "", ""
sChar = "i"
Case "", "", "", "", "", ""
sChar = "o"
Case ""
sChar = "n"
Case "", "", "", ""
sChar = "u"
Case "", ""
sChar = "y"
Case ""
sChar = "b"
End Select
If Not InStr("abcdefghijklmnopqrstuvwxyzABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ", sChar) = 0 Then
sTemp = sTemp & sChar
End If
Next
OmzettenNaarAlfa= UCase(sTemp)
End Function

"


2012 Familiekunde-Aalst

contact: webmaster '@' familiekunde-aalst.be
free
web stats